Új igények, új informatikai rendszer

Nagy lépésre készülünk: szeretnénk lecserélni Mezőpanit Polgármesteri Hivatalának teljes adminisztrációs informatikai rendszerét. Tulajdonképpen az egész rendszert: adó és illeték kezelés, könyvelés, mezőgazdasági regiszter, szociális ügyek, stb. Vagyis egy moduláris, jó architekturájú, integrált szoftvercsomagra van szükségünk, ami a jelenleginál performánsabb, és több lehetőséget nyújt.

A jelenlegi elavult technológiát használ, nem moduláris, és sokszor megnehezíti munkánkat: sok időt veszítenek az ügyintézők, amit hasznosan a lakosság ügyeinek intézésére fordíthatnának. Ráadásul több különböző programot használunk, amelyek nem kommunikálnak egymással.

A most használt szoftverünk azt sem teszik lehetővé, hogy bevezessük az online befizetések lehetőségét (adók, illetékek, büntetések, stb.), pedig ezt szeretnénk mihamarabb.

Ráadásul a számítógépeinken még WindowsXP fut, amit teljesen világos, hogy le kell cserélni, többségüket a számítógépekkel együtt.

Amki a szoftvert illeti, egyértelmű, hogy egy integrált rendszerben gondolkodunk, ahol:

  • gyorsabban, hatékonyabban tudjuk kielégíteni az ügyfeleket,
  • a különböző osztályok munkája összehangoltan történhet,
  • gyorsan és könnyedén lehet különböző jelentéseket (business intelligence) generálni
  • hatékonyan tudjuk kezelni a beérkező dokumentumokat,
  • végig tudunk követni munkafolyamatokat

Dokumentumkezelés

A dokumentumokról jut eszembe, évente kb 7000 dokumentum érkezik be különböző intézményektől, cégektől, magánszemélyektől, ezeket még csak papír formában kezeljük. Ezekre választ kell adni, különböző folyamatokon kell átmenjenek mire kipipálhatjuk. Világos, hogy naponta 20-30 dokumentum megfelelő kezelése, mint külön ügyek nyomonkövetése a 21. században nem papíron kell történjen.

Igaz, idén már léptünk előre: a kisebb-nagyobb projektek managmentjének megkönnyítése céljából bevezettük a Trello használatát, egyelőre teszt jelleggel. (trello.com) Egy számunkra is jól használható dokumentum kezelő szoftver viszont a munkafolyamatok követetésére is alkalmas kell legyen.

Eddigi tapasztalatok

Nem kis feladat lecserélni a teljes rendszert, mert azon túl, hogy elég szép anyagi vonzata van, alaposan át kell gondolni, hogy hogyan lehet még hatékonyabbá tenni a napi ügyintézést. A piac elemzéséből eddig már kiderült: kevés a 21-ik századi technológiákat használó, jó architekturájú szoftver.

Egyelőre a következő megoldásokat elemezzük:

Képben van még egy kifejezetten dokumentumkezelésre alkalmas, kecsegtető megoldás a Documenta is: http://www.documenta.ro/ro/

Szóval kemény fa, de kemény a fejszénk is 🙂

Ha ezt sikerül meglépni idén, úgy, hogy minden jelenlegi adatot átmentünk, és teljes hadrendben feláll az új informatikai rendszer, a következő hosszú évekre megalapozzuk a hatékony ügyintézést Mezőpanit Polgármesteri Hivatalában. Ami a legfontosabb: ne az amúgy is nehézkes adminisztráció útvesztőiben szöszöljünk, hanem hasznos időt nyerjünk, amit az emberek ügyeinek megoldására fordíthatunk.